Dopo anni dominati dal dibattito sul ritorno in presenza, le aziende spostano l’attenzione verso una nuova priorità negli uffici, quella di rendere gli spazi di lavoro più efficienti, attrattivi e misurabili attraverso dati, analytics e tecnologie avanzate.
È quanto emerge dal nuovo Global occupancy planning benchmark report 2026 di JLL, che ha coinvolto 84 primarie società con oltre 66 milioni di metri quadri di portafogli immobiliari distribuiti tra Nord America, Emea, Apac e America Latina. Lo studio mostra come la gestione degli spazi stia assumendo un ruolo sempre più strategico, al crocevia tra real estate, organizzazione del lavoro, tecnologia ed employee experience.
L’analisi evidenzia cinque trend che stanno ridefinendo il workplace a livello globale,influenzando le strategie delle aziende europee e italiane.
1.Il workplace diventa sempre più data-driven, ma con un grande gap da colmare
Per il terzo anno consecutivo l’ottimizzazione del portafoglio immobiliare si conferma la priorità (71%), ma a crescere maggiormente di importanza sono gli obiettivi legati alla qualità dei dati: il miglioramento dell’accuratezza dei dati sugli spazi (69%) e delle attività di reporting (68%) superano per rilevanza obiettivi più tradizionalmente focalizzati sulla riduzione dei costi.
Tuttavia, emerge un gap significativo tra ambizioni e capacità attuali: solo il 52% delle organizzazioni valuta le proprie competenze di gestione dati come “buone o eccellenti”, mentre l’11% non conduce alcun tipo di audit sui propri spazi. Il 73% ha implementato programmi di data governance, costruendo un vantaggio competitivo rispetto al 27% che ne è ancora privo.
Parallelamente, il 90% delle organizzazioni utilizza oggi dati di occupancy per orientare le proprie decisioni di space planning (contro il 70% del 2025), confermando il passaggio verso un approccio sempre più misurabile e basato sull’evidenza.
Le aziende più avanzate stanno evolvendo da sistemi di misurazione a livello di edificio (badge e accessi) verso strumenti più sofisticati che tracciano l’utilizzo a livello di singolo spazio, attraverso sensori, sistemi di prenotazione e video analytics.
2.L’intelligenza artificiale è la frontiera, ma il 70% delle aziende non è ancora pronto
L’intelligenza artificiale rappresenta una delle principali direttrici di evoluzione del corporate real estate, ma il percorso è ancora agli inizi.
Oggi solo 30% delle organizzazioni utilizza applicazioni di AI nell’ambito dell’occupancy planning, mentre oltre il 70% si trova ancora in fase di studio, sperimentazione o valutazione. In particolare, solo l’8% ha raggiunto fasi avanzate di ottimizzazione o scaling delle soluzioni AI. Tra le organizzazioni che hanno già avviato progetti di AI, gli utilizzi più diffusi riguardano l’automazione della raccolta dati e delle attività di reporting (26%), oltre alla previsione dei futuri fabbisogni di spazio (19%).
Le principali barriere all’adozione riguardano privacy e sicurezza dei dati (70%), costi di implementazione (46%) e integrazione con i sistemi esistenti (45%). La scarsa qualità dei dati si posiziona come quarta barriera (34%), a conferma che molte organizzazioni riconoscono di non essere ancora pronte dal punto di vista infrastrutturale.
Le società che stanno investendo oggi in data governance, analytics e qualità delle informazioni stanno costruendo il vantaggio competitivo di domani: un workplace più intelligente, predittivo e orientato alla performance.
3.Il ritorno in ufficio prosegue, ma con modelli più maturi e strutturati
Per la prima volta dall’inizio della pandemia, il gap tra utilizzo effettivo degli uffici e obiettivi aziendali si riduce in modo significativo: da 25 a 18 punti percentuali. A livello globale il tasso medio di utilizzo degli uffici raggiunge il 56%, in crescita rispetto al 54% del 2025 e al 49% del 2024, mentre il lavoro completamente remoto si riduce dal 18% al 10%.
Il dato più rilevante riguarda la strutturazione del lavoro ibrido: la fascia di presenza 3-4 giorni settimanali è aumentata dal 36% al 55% in un solo anno (+19 punti percentuali). Il 62% delle aziende richiede ora un numero fisso di giorni di presenza, contro il 49% del 2025, e il 70% dei dipendenti frequenta l’ufficio tra tre e cinque giorni alla settimana.
Emergono tuttavia differenze regionali. L’area EMEA si caratterizza per una maggiore diversità di approcci, riflettendo variazioni culturali e organizzative tra Paesi europei. Complessivamente, il 60% dei lavoratori EMEA frequenta l’ufficio tra tre e cinque giorni a settimana, mentre nelle Americhe e in Asia-Pacifico la percentuale si colloca tra il 71% e il 78%.
4.L’ufficio evolve in un hub di collaborazione
A livello globale le aziende stanno progressivamente riducendo uffici privati e postazioni assegnate per favorire ambienti più flessibili e condivisi. Il 41% delle organizzazioni sta aumentando la presenza di phone booth, mentre il 30% investe in focus room e piccoli spazi dedicati alla concentrazione. Crescono inoltre le aree collaborative e gli ambienti multifunzionali.
In Italia, già nel 2025 il 44% dei lavoratori aveva dichiarato di considerare la collaborazione in presenza il principale valore aggiunto del workplace, confermando la funzione dell’ufficio come luogo privilegiato per il confronto, l’apprendimento e la costruzione della cultura aziendale (fonte Workforce Preference Barometer 2025, JLL).
5.La workplace experience diventa una leva competitiva
Secondo il Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026, migliorare la presenza dei dipendenti in ufficio è oggi una priorità per il 61% delle organizzazioni, mentre il 65% indica il miglioramento degli standard workplace tra gli obiettivi strategici delle proprie politiche immobiliari. Inoltre, il 74% delle aziende identifica nell’ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi il principale obiettivo dei programmi di lavoro ibrido.
In questo contesto, la qualità dell’esperienza lavorativa assume un ruolo sempre più centrale nel favorire la presenza in ufficio e sostenere engagement e retention.
In Italia questa dinamica è già particolarmente evidente. Il 79% dei lavoratori italiani considera il work-life balance una priorità, il dato più elevato dell’area EMEA. Tuttavia, emerge una criticità importante: solo il 43% si dichiara soddisfatto della vivacità del quartiere in cui si trova l’ufficio, contro una media globale del 62%. L’attrattività dell’ufficio non dipende più solo dall’edificio, ma dall’intero ecosistema urbano: servizi, accessibilità, qualità del contesto (fonte Workforce Preference Barometer 2025, JLL).
“Il workplace sta vivendo una trasformazione che va ben oltre il dibattito sullo smart working” commenta Silvia Impelluso, head of workplace advisory di JLL Italia. “Le aziende stanno comprendendo che qualità dell’esperienza, utilizzo degli spazi, dati e tecnologie devono essere gestiti in modo integrato. Le società che sapranno allineare esigenze delle persone, progettazione degli spazi e innovazione tecnologica saranno quelle meglio posizionate per attrarre talenti e sostenere la propria crescita nel lungo periodo.”
