Questo è il flusso di lavoro che utilizzo ora per gestire i miei appunti delle riunioni con l’IA (e mi ha fatto risparmiare almeno un’ora di digitazione per riunione)
Le riunioni consumano tempo.
Spesso durano troppo, mancano di focus e producono output deboli: verbali densi che nessuno legge e azioni da compiere sepolte nelle caselle di posta elettronica.
La risposta tipica è riformare il processo: agende più corte, slot più brevi, obiettivi più chiari. Tutti ottimi consigli.
Però c’è un’altra leva che la maggior parte dei team trascura: trattare il contenuto delle riunioni come input strutturato, non come un esercizio di memoria.
Ho testato strumenti di trascrizione IA negli ultimi dieci mesi. Il cambiamento è semplice:
• ho smesso di affidarmi agli appunti -> iniziato a lavorare con trascrizioni complete e prompt.
Questo flusso di lavoro fa risparmiare tempo, migliora la qualità del follow-up e mantiene lo slancio tra una chiamata e l’altra.
Ecco la mia esperienza e quello che ho imparato.
Perché la maggior parte delle Riunioni non produce Valore
Prima di adottare questo approccio, le mie riunioni avevano problemi prevedibili:
• Troppe riunioni con uno scopo poco chiaro: le chiamate mancavano di obiettivi definiti o includevano persone che non contribuivano.
• Durata eccessiva: riunioni di un’ora che avrebbero potuto durare 15 minuti.
• Output deboli: trascorrevo 30-60 minuti dopo ogni chiamata a ricostruire i verbali da appunti incompleti. Entro la settimana successiva, metà delle azioni erano dimenticate.
La conseguenza: tempo perso, produttività ridotta e costante ambiguità su chi fa cosa dopo.
Come l’IA ha cambiato il mio Flusso di Lavoro nelle Riunioni
Per me, utilizzare l’IA come assistente alle riunioni significa poter archiviare la trascrizione di ogni conversazione. Questo mi permette di condividere appunti, riflettere sulle discussioni, analizzare il tono ed estrarre idee per i contenuti.
Il flusso di lavoro ha tre passaggi:
Passaggio 1: Catturare la trascrizione completa
Utilizzo Quill Meetings per la maggior parte delle chiamate. Si unisce alla mia riunione Zoom o Teams, registra tutto e produce una trascrizione completa della call. Ho anche testato Fathom e Read.ai, ma preferisco Quill per la sua privacy e sicurezza (non archivia le trascrizioni nel cloud).
Nota sulla privacy: informa sempre i partecipanti che la chiamata viene trascritta.
Passaggio 2: Inserire la trascrizione in un’IA con un super-prompt
Qui avviene la magia. Un super-prompt dice all’IA esattamente quale output mi serve. Ecco un esempio che utilizzo per le chiamate di governance dei progetti:
Passaggio 3: Generare l’output di cui ho bisogno
L’IA elabora la trascrizione e restituisce un documento strutturato in pochi secondi. Lo rivedo, apporto eventuali modifiche e lo distribuisco.
Posso generare più output dalla stessa trascrizione: un brief per gli stakeholder, un elenco di azioni, un registro delle decisioni, ognuno personalizzato per un pubblico diverso.
La mia conclusione: le trascrizioni sono input riutilizzabili. Una riunione può produrre tutto ciò di cui ho bisogno senza dover rifare il lavoro.
Un esempio reale: dalla riunione di Progetto al Brief
Ecco uno scenario concreto: la mia chiamata settimanale di governance del progetto con sei persone che copre ambito, budget, programma e rischi.
Cosa facevo prima:
• Prendevo appunti cercando di seguire la discussione.
• Trascorrevo 45 minuti dopo la chiamata a ricostruire un verbale dalla memoria.
• Inseguivo manualmente le azioni da compiere durante tutta la settimana.
Cosa faccio ora:
Il prendere appunti con l’IA cattura tutto. Dopo la chiamata, trascorro 5-10 minuti: apro la trascrizione in ChatGPT, incollo il mio super-prompt, rivedo l’output e lo invio.
Il risultato:
• Gli stakeholder ricevono un brief conciso e attuabile.
• Le azioni da compiere sono chiare e tracciabili.
• Ho risparmiato almeno 40 minuti per riunione.
Ho applicato con successo questo flusso di lavoro in chiamate di governance di progetto, riunioni con clienti e sessioni di strategia interna. Il risparmio di tempo si accumula rapidamente.
Metodi a Confronto
Il vantaggio più significativo non è la velocità, è la precisione e la riutilizzabilità. Produco esattamente l’output di cui ogni pubblico ha bisogno e posso tornare alla trascrizione settimane dopo per verificare cosa è stato detto o estrarre nuove intuizioni.
Lezioni pratiche dalla mia esperienza
Scegliere lo strumento giusto per la propria configurazione
Utilizzo Quill Meetings perché funziona su più piattaforme e archivia le trascrizioni dove le controllo io. Se sei in un ambiente Microsoft, l’integrazione di Copilot con Teams è potente. Gli utenti di Google Workspace dovrebbero testare Meet con Gemini.
Costruire una libreria di super-prompt
Ora ho modelli per brief agli stakeholder, elenchi di azioni, registri dei rischi, aggiornamenti settimanali e changelog. Ogni prompt ha richiesto 10 minuti per essere scritto e ha fatto risparmiare ore da allora.
Reinserire gli output nei sistemi di progetto
Inserisco le azioni da compiere direttamente in Notion. Le decisioni vanno nella documentazione del progetto. Questo mantiene lo slancio e riduce la deriva dell’allineamento.
Come Iniziare
1. Testare un assistente IA in una chiamata a basso rischio
Scegli Quill Meetings, Copilot o Fathom AI. Usalo in una riunione di team. Valuta la qualità della trascrizione e la facilità d’uso.
2. Caricare la trascrizione su ChatGPT o Claude
Sperimenta con diversi prompt. Genera un brief, un elenco di azioni e un riepilogo delle decisioni. Confronta lo sforzo rispetto agli appunti manuali.
3. Misurare i risultati
Traccia il tempo risparmiato. Fai un sondaggio tra i partecipanti alla riunione per sapere se gli output sono più chiari. Ho visto guadagni immediati nella mia prima settimana.
4. Costruire la propria libreria di super-prompt
Documenta 3-5 modelli per i tuoi tipi di riunione più comuni. Perfezionali man mano che impari cosa funziona.
La Conclusione
Questa è la mia esperienza su come sto utilizzando l’IA come assistente alle riunioni. Il flusso di lavoro non è complesso, ma l’impatto è reale:
• Tratto le trascrizioni come input riutilizzabili: generando più output da una conversazione.
• Curo, non trascrivo: rivedere i brief generati dall’IA garantisce la qualità risparmiando tempo.
• Integro gli output nei flussi di lavoro: inserire gli elenchi di azioni nei tracker e collegare le decisioni alla documentazione mantiene lo slancio.
L’IA non elimina la necessità di agende chiare o di una facilitazione rigorosa. Ma una volta che questi fondamentali sono in atto, gli strumenti di trascrizione e i super-prompt sbloccano un cambio di passo nella velocità del follow-up, nella qualità dell’output e nella continuità del progetto.
Ho risparmiato almeno 5 ore a settimana da quando ho adottato questo approccio. La domanda per te non è se provare questi strumenti, ma quanto rapidamente puoi integrarli nel tuo ritmo operativo.
